Veelgestelde vragen

Dat is een zaak tussen de aanbieder en de school. Collage adviseert scholen en aanbieders altijd om ontbindende voorwaarden op te nemen en onderling vast te leggen.

1. Collagebudget is besteedbaar van 1 januari t/m 31 december van één kalenderjaar.
2. Het leerlingaantal van de oktobertelling van schooljaar 2022 is bepalend voor het Collagebudget van kalenderjaar 2023 (=aantal leerlingen x € 25,-)
3. Het leerlingaantal van de 1 februaritelling 2024 is bepalend voor het Collagetegoed van kalenderjaar 2024
   (=aantal leerlingen x € 25,-).
   Deze leerlingaantallen worden in de loop van februari 2024 aangepast in het account van de school.
   Tot dit moment van aanpassen wordt het leerlingaantal van 2023 aangehouden.
4. De schoolbijdrage aantal leerlingen x € 15,- wordt verrekend na aanpassing van het leerlingaantal van de school.
5. Activiteiten voor november en december van het lopende schooljaar moeten vóór 1 november zijn aangemeld.
6. Op 1 november wordt nog niet uitgegeven Collagebudget van het lopende kalenderjaar tot € 0,- teruggebracht.
   Na 1 november kunnen scholen op resterende gelden van het lopende jaar geen aanspraak meer doen.
7. Voor een overschrijding van het Collagebudget aan het eind van het kalenderjaar ontvangt de school een factuur.

Alleen bij grote afwijkingen (fusies van scholen, extreme groei) kan daarvan tussentijds worden afgeweken in overleg met Collage.

Dat kan niet. Hierop kan dan door de school geen aanspraak meer worden gemaakt.

Collage vergoedt activiteiten in het kader van kunst en cultuur of erfgoed. Lessen natuur, techniek en media worden alleen vergoed als er aantoonbare kunst- en cultuurcomponenten in zitten.

Na afloop van een activiteit* stuurt de aanbieder de factuur aan Collage.

1.    Alleen als de factuur overeenkomt met de gegevens in de bestelgeschiedenis van de school betaalt Collage de aanbieder.
2.    In de bestelgeschiedenis wordt de activiteit op BETAALD gezet.
3.    De activiteit is afgehandeld.

Komt de factuur van de aanbieder niet overeen met de bestelling dan wordt deze niet betaald. De aanbieder neemt contact op met de school voor overleg en eventuele aanpassing van de bestelling in het schoolaccount.

Het is dus van belang dat je te allen tijde de aanpassingen goed en direct doorvoert in de bestelgeschiedenis.
Alleen als een activiteit is aangemeld door de school kan betaling plaatsvinden.

*NB voor 112-activiteiten sturen aanbieders facturen rechtstreeks naar de school

Collage vergoedt geen materialen, instrumenten of gereedschap.

Kun je bij je specifieke vraag geen geschikt aanbod of de juiste aanbieder vinden op deze website dan hebben we het over een maatvraag.

Collage kan:

• je hierin adviseren;
• onderzoeken of de door jouzelf gevonden aanbieder en het aanbod aan de kwaliteitscriteria van Collage voldoet;
• aanbieders aanbevelen;
• je in contact brengen met aanbieders uit ons grote netwerk.

Collage helpt je, maar organiseert de activiteit niet.

De activiteiten die voortkomen uit een maatvragen zijn niet kosteloos, maar kunnen als ze aan een aantal voorwaarden voldoen, uit het Collagebudget worden betaald. 

Die voorwaarden zijn:

• De activiteiten moeten door of met leerlingen worden uitgevoerd.
• De activiteiten moeten aansluiten bij het cultuurbeleid van de school.
• De activiteiten mogen niet naschools plaatsvinden.
• De maatvraag moet twee maanden voor de activiteit plaatsvindt ingediend zijn.

Let op: Nooit eerst een aanbieder inhuren en dan pas een aanvraag doen!

Dien een maatvraag in

Zolang de activiteit nog niet door Collage op betaald gezet is, kan deze nog aangepast worden. Daarvoor dien je ingelogd te zijn.

Let op: Collagevoorstellingen kun je niet zelf wijzigen!

Nee, Collage vergoedt geen benzinekosten.

Neem altijd eerst contact op met de aanbieder over de annulering. Een activiteit die door Collage nog niet op betaald gezet is, kan vervolgens geannuleerd worden in het account van de school.

Let op: afhankelijk van de afspraken tussen school en aanbieder kan het zijn dat de school de activiteit uit eigen middelen moet betalen.

Neem contact op met Collage en stel je vraag persoonlijk.

• De school is bij inschrijven betalingsplichtig, de bestelling staat in het besteloverzicht op bevestigd.
• Als er geen ruimte meer is bij de voorstellingen dan wordt het reeds betaalde bedrag weer toegevoegd aan het budget van de school.

• Na inschrijven/reserveren wordt door Collage contact opgenomen met de school inzake afstemming aantal deelnemende groepen en leerlingen.
• Vervolgens is de school áltijd betalingsplichtig.
• Mocht de school zich hierna tóch terugtrekken, dan wordt de status in het besteloverzicht op ‘niet deelgenomen’ gezet. Het deelnamebedrag wordt weer toegevoegd aan het Collagebudget van de school.
• De school ontvangt een separate factuur voor het deelnamebedrag.
• Dit kan niet uit het Collagebudget worden betaald.

Een school kan dit niet zelf annuleren. Neem contact op met Collage.

Er mag per voorstelling per 10 leerlingen 1 begeleider mee de zaal in. Bij 25 leerlingen kunnen 3 begeleiders mee naar binnen.

Zijn er redenen om meer begeleiders mee te nemen? Informeer op tijd bij Collage.

Ouders die kinderen halen en/of brengen kunnen niet in de zaal plaatsnemen. Communiceer dit s.v.p. ruim vóór de voorstelling met de ouders.

Nee, dit is niet toegestaan.

20 minuten van tevoren (dan is er tijd om de jassen op te hangen en per groep de zaal in te gaan zodat de voorstelling op tijd kan beginnen).

Het vervoersbudget (max. 30% van het Collagebudget) mág besteed worden aan vervoer. Het kan ook worden ingezet voor de betaling van culturele activiteiten.

Het vervoer moet altijd gekoppeld zijn aan een culturele activiteit. Als je inschrijft op een activiteit kun je meteen, of later, aangeven of je gebruik wil maken van vervoer.

Ja, kosten die vooraf door de school betaald zijn, kunnen na afloop van de activiteit gedeclareerd worden. Dat geldt voor o.a. treinkaartjes, parkeren, musea.

Declareren gaat middels dit formulier dat i.c.m. een betaalbewijs (factuur/ bon/ rekeningafschrift) gestuurd wordt naar crediteuren@collage-almere.nl

Ja, kijk hier voor informatie.
De betaling wordt gedaan door de school en kan uit Collagebudget terugbetaald worden als het vervoersbudget toereikend is. Hiervoor de betaalbewijzen bewaren, het bedrag toevoegen aan de bestelling in het Collageaccount en een declaratie indienen bij Collage.

Ja, voor meer informatie en reserveren zie www.museumpleinbus.nl.

Vergeet niet de activiteit aan te melden op de website als je bent ingelogd!

Er is met Pouw Vervoer een aantal gunstige standaardtarieven vastgesteld. Onderstaande bedragen zijn gebaseerd op retourreizen en zijn inclusief BTW. De kilometers hieronder genoemd zijn de enkele afstanden tot aan de bestemming.

Voor 2024 zijn de tarieven:

Er kan (binnen Almere) alléén gereisd worden tussen 08:15 uur (vertrek school) en 16:00 uur (aankomst school).
Vervoerstarieven worden altijd per januari geïndexeerd waardoor de bedragen hoger uit kunnen vallen.

• Neem altijd contact op met Pouw Vervoer om data en tijden af te spreken
  • E-mailadres:sales@pouwvervoer.nl
  • Telefoonnummer: 030-68 68 300
• Meld het vervoer aan in het besteloverzicht bij de activiteit
• Pouw Vervoer stuurt de factuur naar Collage
• Collage betaalt factuur aan Pouw
• Kosteloos annuleren kan een dag van te voren voor 12.00 uur

VO Let op:
Verrekening via Collage middels de Cultuurkaart CJP is niet mogelijk.

Het bedrag is weer bijgeschreven bij het Collagebudget van de school.

1. De school heeft niet aan de activiteit deelgenomen.
2. Het geld is weer toegevoegd aan het Collagebudget v.d. school.
3. De school blijft betalingsplichtig en ontvangt een aparte factuur (die niet betaald kan worden uit het Collagebudget van de school).

Als je op de website geschikt aanbod hebt gevonden volg dan de volgende stappen:

1. Neem contact op met de aanbieder en maak goede afspraken.
2. Log in met je schoolaccount.
3. Ga naar de gekozen activiteit en klik op "deelnemen".
4. Vul het formulier in conform de gemaakte afspraken.
5. Klik op "opslaan".
6. De school en de aanbieder ontvangen automatisch een mail van de afspraken.
7. Het bedrag wordt direct van het Collagebudget afgehaald.
8. In het besteloverzicht staat de activiteit op "bevestigd".

Let op: Om te kunnen bestellen moet je de juiste rechten hebben. De icc'er van de school heeft in de regel deze rechten.

Je kunt de school abonneren op een digitale (kunstvak)methode.

De kosten van zo’n abonnement moet de school jaarlijks opgeven als bestelling (deze wordt niet automatisch verlengd!)

Collage vergoedt géén natuur-, techniek- en mediaonderwijs of vieringen, tenzij de lessen worden gegeven in het kader van kunst en cultuur of erfgoed.

Musea hanteren verschillende betaalwijzen. Bij betalen via een factuur kan dit direct via Collage lopen. 
Musea vragen geregeld om betalen aan de deur. In dat geval schiet de school het bedrag voor en declareert het later bij Collage. Hierbij zijn een betaalbewijs en een ingevuld declaratieformulier nodig (zie downloads).
Soms wil een museum vooraf betaald worden. Ook dan schiet de school het bedrag voor en declareert het later bij Collage.

Het abonnement loopt via de aanbieder. Een school kan ervoor kiezen om het abonnement met Collagebudget te betalen, maar dat hoeft niet. Collage betaalt een factuur pas als er een bestelling voor is geplaatst door de school.
Let op: digitale methodes die je via Collage betaalt werken met een korting. De korting geldt niet als de betaling niet via Collage loopt. Opzeggen van een abonnement gaat altijd via de aanbieder, niet via Collage.

Scholen mogen hun Collagebudget alléén inzetten voor activiteiten die onder schooltijd plaatsvinden. Mocht er vraag zijn naar verbindingen met buitenschoolse activiteiten (denk bijvoorbeeld aan Integrale Kind Centra en Brede scholen) dan bekijkt Collage per vraag wat zij voor de school kan betekenen.

Indien er klachten zijn, laat het ons weten!

Na aanmelding neemt Collage contact op en bespreekt de mogelijkheden en voorwaarden. Bij wederzijds akkoord krijgt de aanbieder inloggegevens. Deze kan een profielpagina aanmaken en het aanbod op de website plaatsen.

Er is een aantal voorwaarden voor plaatsing van activiteiten op de website.

Voorwaarde 1

1. Je factuur loopt via een verloningsbureau, of
2. Je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (en hebt eventueel een BTW nummer).

Voorwaarde 2
Collageadviseurs bekijken of je inhoudelijk, pedagogisch en didactisch voldoende bagage in huis hebt.

Als een school is geïnteresseerd in een activiteit, dan neemt de school contact met de aanbieder op.

School en aanbieder maken samen afspraken over o.a.

• datum
• tijd
• locatie
• aantal groepen
• leerlingenaantallen
• benodigde ruimte
• prijs (incl. evt. btw)
• reiskosten
• materialen
• waar de school zelf voor moet zorgen

Neem in de afspraken met de school altijd ontbindende voorwaarden op. Denk daarbij aan een afzegtermijn en de kosten die dat met zich mee brengt.

De school meldt de reservering van de activiteit aan via de website van Collage. Alle betrokken partijen ontvangen daarvan een mail.

Onderlinge afspraken dienen tussen school en aanbieder per mail of in een door de school ondertekende offerte te worden vastgelegd.
Collage is geen partij m.b.t. de afspraken tussen school en aanbieder.

Tussentijdse aanpassing van een gemaakte afspraak is alleen mogelijk na overleg tussen school en aanbieder. De school moet deze wijziging altijd doorvoeren in de bestelling in het Collageaccount van de school. Alle betrokken partijen ontvangen daarvan direct een mail.

Kan een activiteit niet doorgaan door verwijtbaarheid van de school of wil een school de reservering wijzigen, dan gelden de door de school en aanbieder onderling gemaakte afspraken.

Collage is geen partij m.b.t. de afspraken tussen school en aanbieder.

Verbruiksmaterialen en huur apparatuur/gereedschappen instrumenten kunnen worden gefactureerd aan de school. E.e.a. wordt altijd op voorhand met de school afgesproken.

Maak altijd goede afspraken en formaliseer e.e.a. (per mail of middels een contract).

Collage streeft ernaar om dit binnen twee weken te doen. Is er haast bij neem dan contact op met Collage.

De Almeerse Scholen Groep (ASG) stuurt in opdracht van Collage haar facturen naar aanbieders en scholen.
Dat is ook terug te zien op de facturen die je ontvangt van Collage of in de af- en bijschrijvingen van je bank.

• De naam Collage staat op facturen vermeld en ook in de omschrijving staat waarvoor de rekening wordt gestuurd.
• In je bankafschriften kun je aan het bankrekeningnummer van de ASG zien (NL02 INGB 0678 1694 70) dat het een rekening van Collage betreft .

Aanbieders betalen € 75,- en impresariaten € 125,- per kalenderjaar om activiteiten op de Collagewebsite te plaatsen.

• Voor iedere bouw 1 voorstelling
• Voor iedere bouw per thema 1 activiteit

Collage biedt scholen de mogelijkheid om gebruik te maken van de € 5,- Collagebijdrage per leerling. Om hiervoor in aanmerking te komen:

1. voert de school (in de regel met de cultuurcoördinator) minimaal 1x per jaar een persoonlijk gesprek met de adviseur van Collage over het kunst- en cultuurbeleid en wordt er inzicht in de cultuurplannen/het cultuurbeleid van de school gegeven. Tijdens dit gesprek kunnen ook vragen m.b.t. het zoeken naar passende programma’s worden besproken.
    
2. geeft de school, uiterlijk vóór 1 november van een kalenderjaar, bij Collage aan voor hoeveel leerlingen in het erop volgende kalenderjaar de €5,- wordt aangevraagd. Deze aantallen heeft Collage nodig voor onze subsidieaanvraag bij de subsidiënt.

Collage rekent 10% organisatiekosten voor haar werk inzake Lerarentekort (Collage 112) en maatvragen (als Collage zaken voor de school gaat regelen zoals werving aanbieders, roosters maken, contracten afsluiten e.d.).
Deze 10% wordt berekend over de totale loonkosten van de aanbieders voor het gevraagde traject en kunnen niet uit het Collagebudget worden betaald. De school ontvangt hiervoor een aparte rekening.